Jan van Bakel
JUMBO voor de Olifant

(Naar de website van Jan van Bakel)

Inhoud

Het systeem JUMBO

Het informatie--systeem JUMBO, dat gestart wordt met het commando JUMBO, heeft de vorm van een reeks aan elkaar gekoppelde grafische schermen met keuzemenu's. Voor de wisseling van de menu's alsook voor de keuze van een van de mogelijkheden uit een menu wordt doorgaans gebruik gemaakt van de muis. We zullen het aanklikken van de linkerknop muis--l noemen, dat van de rechterknop muis--r. muis--l dient voor kiezen, verdergaan, muis--r voor afwijzen, terugkeren. In bijzondere omstandigheden worden ook wel functietoetsen gebruikt. Wat de drijver¹ kan of moet doen staat altijd duidelijk op het scherm aangegeven. Daarbij is een altijd aanwezige gele informatiebalk onder aan het scherm van groot gemak.

JUMBO stelt op ge ï ntegreerde wijze alle financiële informatie beschikbaar. Een ge ï nte-greer-de beschikbaarheid houdt in dat alle gegevens op alle niveaus en in ieder gewenst verband automatisch bereikbaar zijn, terwijl ze toch slechts op een plaats feitelijk berusten. JUMBO beschikt bovendien over een reeks van functies waardoor algemene overzichten over inkomsten en uitgaven direct zonder enig rekenwerk kunnen worden opgemaakt. Let wel: JUMBO maakt niet zelf de balans of de exploitatie--rekening voor een jaarverslag op, maar levert wel ieder daarvoor gewenst cijfer.

De finianciële gegevens berusten in de volgende basisbestanden:

• gebruikr.bin
• kas.bin
• bank.bin
• salaris.bin
• oliusers.bin

In het vijfde bestand waarin financiële gegevens berusten, oliusers.bin, staan de persoonlijke gegevens (adres, telefoon e.d.) van gebruikers van De Olifant tezamen met de rekeningposten die nog niet werden voldaan, c.q. waarover nog geen rekening werd uitgeschreven.

Het is van belang op te merken, dat JUMBO bij de posten in bank.bin geen onderscheid kent tussen betaald en verschuldigd, tegoed en ontvangen. ² De bedragen van nota's e.d. dienen te worden ingebracht terwille van het overzicht, maar voor de jaarbalans zal afzonderlijk bezien moeten worden welke posten nog te betalen resp. te innen zijn. Waar het gaat om gebruikers bestaat het onderscheid wel, omdat alleen de betaalde posten opgenomen zijn in het bestand gebruikr.bin, en bij de kas is het in beginsel overbodig.

Alle totalen over alle categorieën van geldverkeer zijn ergens onder JUMBO te inspecteren. Uit dit overzicht zal blijken waar en hoe.

De oude bestanden van het type .oli hadden de zgn. asci--vorm. Dat betekent dat ze normaal leesbaar en wijzigbaar waren, ook buiten het systeem JUMBO om. Inmiddels zijn die bestanden omgewerkt tot een binaire vorm, aangeduid in hun naam -.bin. Buiten JUMBO zijn ze niet meer bruikbaar of leesbaar.

Mochten er op het niveau van de basisbestanden fouten ontstaan door wat voor oorzaak dan ook, dan zal wellicht de assistentie van een min of meer deskundige vereist zijn. Blijven die bestanden in orde dan kan JUMBO zonder problemen gebruikt worden en zelfs op zeer eenvoudige wijze. Eenieder die kan lezen en een toets indrukken kan het programma met succes gebruiken. Het is daarvoor zelfs niet noodzakelijk eerst deze beschrijving te bestuderen, omdat immers op ieder punt binnen het systeem altijd duidelijk op het scherm staat wat men kan of moet doen om verder te gaan. Deze beschrijving wil slechts op eenvoudige wijze inzicht geven in wat allemaal met JUMBO kan gedaan worden en hoe het systeem werkt, rekent en met informatie omgaat. Dat is inhoudelijk van belang voor mensen die voor het reilen en zeilen binnen De Olifant en voor het beleid verantwoordelijk zijn. Nauwkeurige lezing van deze uitleg wordt overigens met klem aangeraden.

Er zijn nog andere dan de vijf hier genoemde basisbestanden. Daarover wordt beneden nog gesproken.

Wat betreft de wijze waarop JUMBO zijn bestanden en de wijzigingen daarin definitief maakt (d.w.z. opbergt op de harde schijf van de machine) geldt het volgende: alle wijzigingen die men aanbrengt worden direct difinitief nadat men ze heeft aangebracht. Men kan dus niet b.v. gauw de machine uitzetten om het definitief-worden van een verandering te voorkomen. Een verandering kan alleen gewijzigd worden door een nieuwe verandering. Verderop zal blijken dat men inderdaad alle veranderingen weer ongedaan kan maken. Ook zal overigens blijken dat dat altijd moeilijker is dan het gewoon inbrengen van nieuwe gegevens. In het bijzonder is het uiterst moeilijk gegevens te wijzigen die inmiddels zijn opgenomen in de archief-bestanden van JUMBO, bestanden die door JUMBO alleen nog gelezen kunnen worden maar niet meer gewijzigd.

We zullen in een aantal afzonderlijke paragrafen ingaan op details van het systeem en wel volgens de orde die op het hoofdmenu wordt aangegeven. Dat hoofdmenu ziet er zo uit:

• Gebruikersadministratie
• Stoken en Smelten
• Kas -- Bank -- Salarissen
• Overzicht Voorraden en Verbruik
• Overzicht Exploitatie
• Adressen printen
• Systeemwijzigingen en Correcties
• einde van JUMBO

Alle items worden gekozen met muis--l. Naar een vorig menu keert men altijd terug met muis--r. De laatste optie van deze lijst is de uitweg uit JUMBO. Andere uitgangen zijn er niet.

Om het systeem en zijn inhoud te beschermen tegen eventualiteiten (brand, diefstal, inbraak, ''inbraak'') is een eenvoudig programma ge ï n-stal-leerd (buiten JUMBO), waarmee alle data na afloop van iedere werkdag naar floppy--disk kunnen worden getransporteerd. Het programma wordt eenvoudig gestart met het commando bewaar. Met enige nadruk moet erop worden aangedrongen die procedure inderdaad iedere avond uit te voeren. Ook al zal de dag dat betreurd wordt dat het niet gebeurde misschien nog lang op zich laten wachten.

Terug naar Inhoud

Gebruikersadministratie

• Boekingen van gebruik
• Rekening uitschrijven
• Rekening kwiteren
• Printer-uitdraai
• Zoek gebruiker

Hiermee worden vier opties aangeboden, bij elk waarvan men een gebruiker moet kiezen. Bij elk van de opties bevindt zich een vierkant wit blokje. Overal in JUMBO worden zulke blokjes gebruikt om de plaats aan te wijzen waar met muis--l geklikt moet worden. Zo'n klik bepaalt de keuze. Ook met muis--l moet men bij de gemaakte keuze een gebruiker aanwijzen op wie de administratie zich gaat richten. Ook daarvoor wordt een blokje aangeklikt. Er gaat een venstertje open met een knipperende pijl. Altijd zal in JUMBO zo'n knipperende pijl in een zwart venster verschijnen, wanneer van de drijver wordt verwacht dat hij iets intikt vanaf het toetsenbord. Daarbij wordt steeds onder aan het scherm op de gele informatie--balk verduidelijkt wat er precies verwacht wordt. Ook vertelt JUMBO op die balk altijd uitvoerig wat er bezig is te gebeuren. In dit geval staat er Tik een zoekwoord in voor een naam en enter. De bedoeling zal duidelijk zijn: men kan een reeks van letters intikken die voorkomen in de achternaam van de gezochte gebruiker. Als iemand Ysbrandts heet, is misschien de Y alleen al voldoende om alle andere namen te passeren en bij de gezochte uit te komen. Het onderscheid hoofdletter -- kleine letter is relevant. Na enter verschijnt een nieuw venster met daarin de naam van de eerste gebruiker wiens naam aan de test voldeed. (Is het toch de verkeerde, dan kan men direct verder zoeken op dezelfde manier).

Afhankelijk van wat men als bijzondere activiteit gekozen heeft gaat het proces op verschillende manieren verder. Laten we eerst uitgaan van de keuze Boekingen van gebruik.

Terug naar Inhoud

Boekingen van gebruik

Bovenaan het scherm bevindt zich een veld dat met muis--l aangeklikt moet worden wanneer men voor de gekozen gebruiker een rekening--post wil toevoegen. Daardoor verschijnt een nieuw scherm met vooreerst een lijst van alle materialen en diensten, ook weer vooruit-- en terugspoelbaar. Die lijst omvat alles wat binnen De Olifant genoten en gebruikt kan worden. Letterlijk alles, want er is ook een keuze Diverse/gld voor wat dan ook met de rekeneenheid f. 1.--. Ook binnen deze lijst moet met de muis--l een keuze gemaakt worden. Daarbij verschijnt een klein hulpschermpje dat toelaat vanaf het toetsenbord het aantal gebruikte eenheden op te geven, eventueel in een getal met een decimale punt (let wel: geen komma). JUMBO berekent het verschuldigde bedrag en brengt dat in beeld; de post wordt aan de rekening toegevoegd, samen met de datum die JUMBO kent en die dus niet hoeft te worden opgegeven.

Wanneer de gebruikerspost betrekking heeft op materialen, wordt ''op de achtergrond'' de administratie voor voorraad van x en verbruik van x gewijzigd. Deze grootheden kunnen worden ge ï nspecteerd vanuit het hoofdmenu.

Keert men terug naar de lijst met alle rekening--posten van de gebruiker dan zal men de nieuw toegevoegde post daar als laatste aantreffen.

De administratie van de entree--gelden van gebruikers wordt inhoudelijk op dezelfde wijze behandeld als vroeger gebruikelijk was. Een dagkaart ten bedrage van f.137.50 geldt voor 20 dagdelen atelier--gebruik, naast een tarief van f.7.50 voor een dagdeel, afzonderlijk berekend. Bij het noteren van een dagdeel signaleert JUMBO hoeveel dagdelen op de kaart nog resten. In voorkomende gevallen meldt hij ook dat de kaart vol is (of leeg, als u wilt). Voor de statistiek is van belang te weten hoe de belasting is van de verschillende ateliers. Daarom wordt er onderscheid gemaakt tussen een Dagdelenkrt--B, een Dagdelenkrt--G en een Dagdelenkrt--L. Dit onderscheid ligt ook vast in het gebruikersbestand: zodra voor een gebruiker een kaart van het type B wordt gekozen noteert JUMBO de kode enb voor deze gebruiker; geeft men hem later een kaart G, dan wordt die kode gewijzigd tot eng en gelden de afboekingen vervolgens voor het grafisch atelier. Bij het noteren van een Dagdeel voor een gebruiker moet het onderscheid niettemin opnieuw gemaakt worden, omdat het een boeking van f.7.50 zou kunnen betreffen. Kiest men per ongeluk een Dagdeel--B voor een gebruiker met kode eng, dan geldt deze laatste. De kwestie is alleen van belang voor de statistiek van het atelier--gebruik.

Een bijzondere behandeling binnen de gebruikersadministratie krijgen de aanbetalingen. De lijst met waren en diensten bevat daarvoor een afzonderlijk item. Wanneer ervoor wordt gekozen eist JUMBO een negatief bedrag; het betreft immers geen schuld maar een tegoed. Is het bedrag ingebracht en heeft men een keuze gemaakt i.v.m. de wijze van betaling (kontant aan de kas of met een cheque voor de bank), dan levert JUMBO onmiddellijk een bewijs van betaling voor de betreffende gebruiker. Dat bedrag komt positief op de bank (of de kas) te staan, maar negatief op het konto van de gebruiker. Bij het uitschrijven en kwiteren van rekeningen zal er in de toekomst rekening mee worden gehouden.

Er moet op gewezen worden dat het kiezen van de optie Aanbetaling onder het menu Gebruiksadministratie de enige mogelijkheid is om aanbetalingen op correcte wijze te behandelen. Via de kas of op welke andere manier ook zullen aanbetalingen niet op de juiste wijze door JUMBO geadministreerd worden. Hier volgt een gedetailleerde beschrijving:

• U kiest de optie aanbetaling
• In het nieuwe venster typt u het bedrag van de aanbetaling in en wel, omdat het een omgekeerde schuld voor de gebruiker is: negatief (dus met minteken)
• JUMBO vraagt u of het bedrag binnenkomt in de kas (dus cash) of op de bank (dus met girocheque of reeds betaald per giro)
• U antwoordt volgens informatie op de gele balk.
• Vervolgens schrijft JUMBO het aanbetaalde bedrag negatief op de rekening van de gebruiker.
• JUMBO drukt een bon als betaalbewijs in duplo.

Rekening uitschrijven

Het berekende BTW -bedrag wordt als een schuld toegevoegd aan het konto van de gebruiker en onmiddellijk opgenomen op de opgemaakte rekening. Op de informatiebalk onder aan het scherm vermeldt JUMBO het berekende bedrag.

Als hij zover gevorderd is vraagt JUMBO om de printer in gereedheid te brengen: aanzetten, een blad voor een rekening inbrengen, de printer ready zetten. Is men daarmee klaar, dan drukt men een toets in van het toetsenbord en de rekening wordt geprint. Een kopie voor het archief wordt eveneens geproduceerd.

JUMBO maakt vervolgens een bijlage bij de rekening waarin alle posten van de gebruiker stuk voor stuk verschijnen met zaak, prijs van de gehanteerde reken--eenheid, datum en bedrag. Ook als dat klaar is wordt gevraagd om de printer in gereedheid te brengen en, na een druk op een toets, direct geprint.

In het gebruikersbestand blijven de posten gewoon aanwezig. Het enige dat daarin veranderd is, is de datum van de laatste rekening voor deze gebruiker. Dat is vandaag geworden. (Tussen haakjes: die datum krijgt men normalerwijze nooit te zien; hij wordt door JUMBO gebruikt als het nodig is.)

Bij het proces van het uitschrijven van een rekening kan JUMBO een gebruikerskonto aantreffen dat een negatief totaal bevat, en wel vanwege het feit dat een aanbetaling werd gedaan die de schuld van dit moment te boven gaat. In zulke gevallen wordt het konto van de gebruiker opgeschoond: alle posten gaan stuk voor stuk naar het archief en er wordt een bon gedrukt als bewijs van betaling. Op die bon staat ook vermeld hoe groot het tegoed is na opschoning van het konto, indien zo'n rest er nog is. Ook brengt JUMBO een aangepaste correctie aan in het archief m.b.t. de vroegere boeking van de aanbetaling; van dat tegoed is nu immers een gedeelte afgegaan.
Terug naar Inhoud

Rekening kwiteren

De lezer zal opgemerkt hebben dat het bovenstaande inhoudt dat men niet op de dag dat een rekening voor een gebruiker wordt uitgeschreven nieuwe posten aan zijn archief moet toevoegen nadat de rekening gedrukt is. Het bovenstaande houdt immers in dat die ten onrechte vernietigd zullen worden zodra de rekening gekwiteerd wordt. Het valt makkelijk na te gaan dat dit probleem niet op te lossen is zonder per individuele gebruikerpost te ''onthouden'' dat deze in een rekening opgenomen werd. Er moet ook op gewezen worden dat JUMBO niet berekend is op een si-tu-atie dat voor iemand een tweede rekening wordt uitgeschreven voordat de vorige is voldaan. Dat komt omdat er maar een geheugenveld per gebruiker gehanteerd wordt voor de datum van de laatst uitgeschreven rekening. De drijver zal bemerken dat JUMBO dit alles ook niet toelaat. Moet er toch nog iets geboekt worden op een dag dat een rekening is uitgeschreven, dan zal men dat pas de volgende dag kunnen doen.

Cheques en girobetaalkaarten, ontvangen ter kwijting van rekeningen van gebruikers, worden niet onder de kas, noch onder de optie Bank van de volgende paragraaf maar onder deze rubriek Kwiteren van rekeningen behandeld. Dat dient te gebeuren omdat alleen op die manier de rol van alle gebruikscategorieën in het financiële proces tot in details zichtbaar blijft. Een totaalbedrag van een rekening zegt daarover immers niets.

Wanneer gebruikers van De Olifant met contant geld hun rekening willen betalen is dat ook op eenvoudige wijze mogelijk. Men kiest voor de optie Rekening kwiteren en JUMBO vraagt om opgave van de bestemming van het geld: kas of bank.

Deze optie houdt in dat men voor gebruikers (of algemener gesproken: voor mensen wier naam in het gebruikerbestand voorkomt) in plaats van het menu voor behandeling van het kas-gebeuren altijd het menu Gebruikersadministratie kan bezigen. Men brengt alle posten via die procedure in en kiest vervolgens voor Rekening uitschrijven en Rekening kwiteren. Bij dat kwiteren vertelt men dan aan JUMBO dat het bedrag naar de kas dient te gaan.

Het is misschien niet overbodig duidelijk te signaleren dat bij deze kwitering dus ook een rekening vereist is. Die uitgeschreven rekening moet beschouwd worden als kassabon. De beheerder dient de kopie dus te bewaren bij de bescheiden die op de kas--boekingen betrekking hebben.

Terug naar Inhoud

Printer-uitdraai

Stoken en Smelten

Bij het achtereenvolgens kiezen van namen van gebruikers en het toekennen van een lastgetal houdt JUMBO op het scherm een lijst bij van die namen en het bijbehorende aandeel. De ruimte laat maximaal 18 namen toe. Na afsluiting van de opsomming vat JUMBO het resultaat kort samen: de totale kosten ten bedrage van x worden gedeeld door n gebruikers. De resultaten van de berekeningen zijn weggeschreven naar de gebruikers--bestanden. Men kan ze onmiddellijk bekijken via de Gebruikersadministratie.

Eenzelfde procedure wordt gevolgd bij de berekening van ieders aandeel in smeltkosten.

Terug naar Inhoud

Kas

De namen van de personen kunnen worden gekozen uit twee bestanden: het gebruikersbestand en een bestand dat JUMBO geleidelijk opbouwt uit de namen die de drijver intikt onder de optie van Namen intikken. De namen van de bestanden worden in een venster gespoeld. De drijver moet antwoorden op een vraag welk van beide bestanden hij wenst.

Zo ook kunnen de zaken worden gekozen uit de reeks van goederen die bij De Olifant verkrijgbaar zijn ofwel worden ingetikt. Met de muis--l wordt aangegeven wat men wenst. Is de naam en de zaak gekozen, dan kiest men met muis--l voor het inbrengen van de juiste hoeveelheid en van het bedrag en vervolgens geeft men, ook weer met de muis, aan of het bedrag inkomt of uitgaat. Als men door spoelen heeft gekozen uit de lijst van goederen die door De Olifant verkocht worden, berekent JUMBO op grond van de aangegeven hoeveelheid zelf het verschuldigde bedrag. Zodra men de boeking heeft bevestigd door het aanklikken van de rode knop voor okee verschijnt het nieuwe kastotaal in een venstertje, wordt het venster met het ingetikte bedrag vrijgemaakt en is de gelegenheid open voor het plaatsen van een volgende boekingspost.

Gekozen naam, zaak en kode blijven geldig voor nieuw gebruik (voor een volgende boeking) zolang ze in hun venster zichtbaar zijn. Men kan van beneden af reeds ingetikte waarden handhaven. Boven het niveau waar men een nieuwe inschrijving begint na de acceptering van de vorige blijven de vensters gevuld. (Probeer het rustig; zolang niet de rode knop is ingedrukt is er niets definitief). Heeft men foutieve dingen ingetikt, dan kan men opnieuw het foutieve veld kiezen voor correctie. (Wat na okee nog fout is, kan men alleen corrigeren onder Systeemwijzigingen en Correcties van het hoofdmenu.)

Ten overvloede zij opgemerkt dat JUMBO ook onvolledige opgaven accepteert. Zelfs een kaal bedrag, zonder naam, zaak of kode, wordt geboekt met de kode div(erse). Een waarschuwing is misschien niet overbodig: posten met een ongeldige kode worden bij tellingen onder JUMBO niet meegeteld. Het is dan ook geen luxe dat JUMBO, iedere keer als hij wordt gestopt, in alle bestanden alle gebruikte kodes controleert en de foutieve signaleert, samen met de betreffende bedragen.

Een overzicht via de printer van de kas--operaties van de lopende maand verkrijgt men door het aanklikken van een daarvoor bestemd veldje. Ook hier, juist zoals bij het uitschrijven van rekeningen, vraagt JUMBO om de printer klaar te maken voor de uitdraai.

En een tip van bedrijfs--organisatorische aard: indien een bedrag uit de kas wordt overgedragen aan de penningmeester van de Stichting De Olifant moet die operatie tweemaal worden behandeld, een maal negatief onder kas en een maal positief onder bank. En zo ook omgekeerd bij spekking van de kas door het bestuur.
Terug naar Inhoud

Bank

Wanneer men aanneemt dat alle geldverkeer van De Olifant met de buitenwereld via de bank verloopt, kan men de gegevens van de basisbestanden bank.bin, gebruikr.bin en salaris.bin interpreteren als afbeelding van het tegoed, resp. de schuld op de bank. Hoewel onder de nu besproken optie alle boekingen plaats hebben in het eerstgenoemde bestand, wordt toch het saldo afgedrukt van het genoemde drietal bestanden tezamen. Zodoende geeft de som van het saldo bij de vorige optie Kas en het saldo bij deze optie Bank een juist beeld van de actuele financiële staat van De Olifant. Bedenk daarbij overigens wel steeds, dat JUMBO het verschil tussen tegoed en ontvangen en tussen schuldig en betaald niet kent. Zie de opmerking hierover gemaakt in de inleiding.

De procedure die gevolgd wordt bij de afhandeling van bank--posten verloopt niet anders dan die voor kas--operaties. Ook hier is voorzien in de mogelijkheid om een maandelijkse uitdraai te laten maken.

Vooral voor het kiezen van een naam onder de bank--mutaties is het volgende van belang. JUMBO gebruikt niet een vast bestand met namen van leveranciers, dienstverleners, overheid, susidiërende instanties enzovoort. De drijver kan dus in eerste aanleg geen namenbestand raadplegen of spoelen. Maar wanneer hij de eerste keer een naam intikt, plaatst JUMBO die naam direct inhet bestand external.nms. (Het is maar een naam.) En bij volgende gelegenheden kan men dat bestand oproepen onder de optie Namen spoelen. Iedere ingetikte naam wordt aan de oude verzameling toegevoegd. Ook als die daar al staat, welteverstaan.

Bestellingen van verschillende zaken bij een adres op een document dienen stuk voor stuk afzonderlijk te worden ingebracht. Gebeurt dat niet, dan worden de onderscheidingen onder JUMBO en al zijn functies onzichtbaar. Zoals al gebleken is onder Kas -- want dat geldt ook hier -- hoeft men daarvoor de naam van de leverancier maar een keer in te tikken (of op te roepen). Met het oog op de administratie van de voorraden van geleverde materialen wordt onder de optie Spoelen van zaken ook de keuze geboden van de materialen zoals die in materies.bin gedefinieëerd zijn, overigens naast de categorieën die in kodering.oli berusten. JUMBO houdt, afhankelijk van de naam die men voor de zaken opgeeft, de voorraad--administratie bij. Noodzakelijk daarvoor is natuurlijk dat de betreffende hoeveelheid in het daarvoor bestemde venster correct is opgegeven.

Van belang i.v.m. bank--operaties is het volgende. Ontvangen gelden van gebruikers van De Olifant moeten niet onder Bank worden behandeld maar onder Kwiteren van een rekening. Ook hierboven onder Gebruikersadministratie werd al een opmerking van deze strekking gemaakt. Komt dus op de bank een betaling binnen van een rekening van een gebruiker (of: wordt een cheque daarvoor gepresenteerd) dan dient de afboeking dáár te gebeuren en niet hier.

En ook hier een waarschuwing: posten met een ongeldige kode worden bij tellingen onder JUMBO niet meegeteld.

Een maandoverzicht laat zien welke posten in de betrokken maand werden af-- en bijgeboekt. Verder wordt ook het maand--saldo gegeven, samen met het algemene saldo. Behalve op een JUMBO--scherm verschijnt het saldo van de postbank dus in een maandoverzicht ook op papier.
Terug naar Inhoud

Salarissen

Een overzicht via de printer van alle salarisposten in het archief verkrijgt men door het aanklikken van het daarvoor bestemde veldje. Een maandoverzicht laat zien welke posten in de betrokken maand werden af-- en bijgeboekt. Verder wordt ook het maand--saldo gegeven, samen met het algemene saldo. Behalve op een JUMBO--scherm verschijnt het saldo van de postbank dus in een maandoverzicht ook op papier.

Terug naar Inhoud

Overzicht Voorraden en Verbruik

De optie Overzicht Voorraden en Verbruik vanaf het hoofdmenu laat een lijst van alle aanwezige goederen op voorraad zien. De lijst is op de gebruikelijke wijze met muis--l voorwaarts en achterwaarts te spoelen.

Naast de drie kolommen met resp. de naam van het materiaal, het totale verbruik tot nu toe en de grootte van de actuele voorraad verschijnt een vierde waarin de waarde van de voorraad berekend is. Bij doorspoelen tot het einde van de lijst wordt de totale waarde getoond. Omdat het moeilijk is te bepalen aan welke rekening precies een bepaalde partij gekoppeld moet worden, is gekozen voor de waarde volgens de huidige tarieven voor gebruikers. Voor de balans zal men de waarde van de voorraden moeten berekenen aan de hand van bepaalde bank--posten.

Terug naar Inhoud

BTW

De gebruikers van De Olifant zijn BTW verschuldigd over alle diensten en goederen met uitzondering van Entree ( enb enl eng enc) en telefoonkosten.

Bij de procedure onder de kas moet voor de berekening van de BTW tenslotte -- d.w.z. na het inbrengen van alle kostenposten -- op de rode BTW - knop worden geklikt. JUMBO laat het resultaat van de berekening zien op de informatiebalk onder aan het scherm en neemt de door JUMBO zelf berekende post BTW ook op in het venster met de inhoud van de kassabon. (De kassabon is nu gepromoveerd tot een administratieve verplichting.)

Bij de procedure die gehanteerd wordt bij aanbetalingen wordt ook bij iedere rekeningpost die daarbij naar het archief gaat het geldende BTW -tarief verrekend. De aanbetaling wordt dus benut voor de schuldposten plus de daarop verschuldigde BTW .

Uitgaande gelden naar leveranciers zijn altijd gekoppeld aan een papieren rekening die ontvangen is. Het bedrag wordt betaald via de postbank en wordt dus onder een apart bank-menu onder JUMBO geadministreerd. Wanneer men onderscheid wil maken voor de verschillende onderdelen van rekeningen van leveranciers -- nl. al naar gelang de zaken onder JUMBO een andere code vereisen -- moet men alle delen van die rekening onder dat bank-menu afzonderlijk inbrengen. Men kan een bon laten uitdraaien van de operatie waarop het totaal-bedrag zal staan dat overeenkomt met het bedrag van het afschrijvingsformulier van de Postbank.

Alleen wanneer men deze behandelingswijze toepast kan onder JUMBO in de toekomst de hele BTW -administratie correct en volledig worden bijgehouden. Indien men het bedrag van een rekening alleen in zijn geheel inbrengt, zal op het einde van het jaar het bedrag van de naar buiten toe betaalde BTW niet beschikbaar zijn.

Uit het bovenstaande volgt dat JUMBO onder het bank-menu wel de code BTW moet accepteren. Zo is een belangrijk verschil ontstaan tussen het kas- en het bank-menu, omdat JUMBO immers niet kan toelaten dat de drijver zelf bij kasoperaties de BTW berekent en die dan intoetst. Dan zou immers alle programmatuur die zorgt voor de berekeningen buiten spel moeten worden gezet. Wat natuurlijk niet kan.

Terug naar Inhoud

Exploitatie--overzichten

• [1] Totalen per kode
• [2] Totalen per dienst / materiaal
• [3] Totalen per kode met Subtotalen
• [4] Dagoverzicht voor vandaag
• [5] Een rekening voor wie?
• [6] Laatste rekening van dots opruimen
• [7] Betalingsherinnering voor dots

De wijze waarop de kodes en karakteriseringen gekozen moeten worden wordt door JUMBO heel precies aangegeven. Men moet dus ook heel precies de aanwijzingen op de gele informatiebalk volgen. Bij alledrie de opties voert JUMBO berekeningen uit. Bij alledrie de opties kan men kiezen voor het uitprinten van de resultaten. Die resultaten hebben steeds betrekking op het gehele archief, meestal dus het hele jaar.

Kiezen van de vierde optie levert direct via de printer een overzicht van alles wat ''vandaag'' onder JUMBO aan boekingen werd verricht. Een gemakkelijk middel om even na te gaan of bepaalde dingen die men zich herinnert inderdaad werden geboekt. En het maakt het uitprinten van afzonderlijke kopieën van kassabons overbodig.

De vijfde optie levert een overzicht op de printer van de schulden van alle gebruikers. Daardoor is het mogelijk om te bepalen voor welke personen men een rekening wil laten uitgaan. Een ander aspect is dat men informatie krijgt over de hoogte van de uitstaande bedragen. Terloops wordt ook vermeld van wie nog een onbetaalde rekening uitstaat.

De zesde optie maakt het mogelijk om een uitgeschreven rekening ongedaan te maken. Zo zou men voor iemand een uitstaande rekening kunnen opheffen als men liever een nieuwe uitschrijft die ook latere posten opneemt. De wijziging betreft alleen maar de datum waarop de laatste rekening werd uitgeschreven; verder verandert er dus niets in het gebruikers-bestand.

De laatste optie maakt het mogelijk voor iemand een schriftelijke herinnering aan een uitstaande rekening klaar te maken.

Terug naar Inhoud

Adressen printen

Bij het printen van adressen kan men kiezen uit Alle adressen en Geselecteerde adressen. In beide gevallen moet men tevens een keuze maken voor een bestand (gebruikers, relaties, leveranciers). Bij de keuze voor alle adressen dient men op de printer handmatig voor Condensed Front te kiezen. Bij de keuze Geselecteerde adressen wordt men in de gelegenheid gesteld een willekeurig aantal namen aan te klikken. Iedere aangeklikte naam wordt toegevoegd aan de lijst adressen die men verlangt. Zowel bij de keuze voor alle adressen als bij de keuze voor geselecteerde adressen maakt JUMBO op de harde schijf een bestand aan genaamd etikette.txt. Het actuele printen gebeurt buiten JUMBO. Men bedenke dat het printen moet gebeuren onder een dos-commando, omdat anders de afbeelding op de vellen met etiketten niet goed gaat. De adressen worden in drietallen naast elkaar geprint, 24 stuks per A4 (etiketten).

Terug naar Inhoud

Systeemwijzigingen en Correcties

Het menu onder Systeemwijzigingen ziet er zo uit:

• Nieuwe adressen
• Wijzig adressen (en gebruikers--gegevens)
• Alfabetiseer adressen
• Verwijder adressen
• Nieuwe materialen of diensten
• Wijziging tarieven, materialen of diensten
• Wijziging Voorraden
• Corrigeer boekingen voor Kas -- Bank -- Salarissen

We bespreken de onderwerpen afzonderlijk. De keuze eruit wordt gedaan met muis--l. Terugkeer naar dit menu met muis--r.

Terug naar Inhoud

Nieuwe adressen

Voor alle velden is de maximaal toegestane lengte 20 lettertekens. JUMBO kort te lange opgaven tot deze lengte af. Worden de namen van het gebruikersbestand gekozen voor een inschrijving bij een kas-- of bank--operatie, dan wordt de combinatie van voor-- en achternaam tot 20 lettertekens afgekort.

Het gevaarlijkste wat zou kunnen gebeuren bij het toevoegen van een naam aan een het bestand is, dat men een onvolledige inschrijving pleegt: men geeft geen plaats of geen postkode e.d. Dan zouden er grote moeilijkheden ontstaan, waardoor JUMBO bij de volgende start niet meer kan werken. Om dat te voorkomen wordt onder deze optie niet toegestaan een van de velden open te laten. JUMBO kan natuurlijk niets afdwingen, maar hij weigert eenvoudig verder te gaan. U weet hoe olifanten zijn.

Het maximale aantal gebruikers dat onder JUMBO verwerkt kan worden bedraagt 300, het andere bestand laat 200 namen toe.

Terug naar Inhoud

Wijzig adressen

Het wijzigen van een inschrijving gebeurt onder een menu met vensters, voor gebruikers enigszins uitgebreider dan voor namen van het relaties--bestand. Men bereikt dat menu na het kiezen van een naam uit de spoelbare lijst. In de vensters van het menu staan de gegevens in hun huidige vorm. Ieder venster kan met de muis--l gekozen worden voor het aanbrengen van een verandering. Bij aanwijzing verdwijnt de oude inschrijving voor deze categorie geheel en is het venster open voor het intypen van de gewenste vorm. Als men bij vergissing een veld leegmaakt, zal JUMBO dat ongerief niet accepteren: het gegeven blijft ongewijzigd. JUMBO kort te lange eigen--, straat-- en plaatsnamen in tot 20 letters maximaal.

Door het aanklikken -- bij gebruikers althans -- van de onderste menu--balk met de tekst Corrigeer Boekingsfouten wordt een nieuw scherm geopend met een overzicht van alle rekeningposten van de betroffen gebruiker. Deze worden niet aangeboden ter wijziging maar ter vernietiging. (Als er iets verkeerds staat kan makkelijk vanuit het hoofdmenu via Gebruikersadministratie een verbeterde vorm worden ingebracht). Een aangewezen rekening--post verdwijnt onmiddellijk. Omdat verondersteld wordt dat het een onjuiste boeking betreft, wordt tevens op de achtergrond zowel de voorraad alsook het verbruik gecorrigeerd, tenminste als het gaat om iets waarvan een voorraad en dus ook een verbruik bestaat.

Terug naar Inhoud

Alfabetiseer adressen

Terug naar Inhoud

Verwijder adressen

Terug naar Inhoud

Nieuwe materialen of diensten

Zoals op alle plaatsen waar de drijver met de hand een kode invoert controleert JUMBO de gebruikte code-aanduiding ( mab e.d.) op correctheid. Een niet in kodering.oli gedefiniëerde kode wordt niet geaccepteerd.

Terug naar Inhoud

Wijziging tarieven, materialen of diensten

Dit alles neemt niet weg dat de lijst met materialen en diensten in ieder detail kan worden veranderd. JUMBO maakt dit mogelijk onder een scherm waarin de materiaal-- en diensten--inschrijvingen in kolommen gepresenteerd zijn: een voor de naam, een voor de prijs per rekeneenheid, een voor de kodering. Ieder veld afzonderlijk is kiesbaar door een klik met muis--l. Direct na enter--ing van het ingetikte is de verandering effectief. Op alle niveaus is vanaf dat moment de oude aanduiding verdwenen.

Men bedenke, dat het niet mogelijk is een verandering van een prijs effect te laten hebben voor nog niet betaalde posten die in het bestand voorkomen. Zou men zulk een effect wensen, dan moeten alle posten individueel worden vernietigd en opnieuw ingebracht. Zo heeft alles zijn prijs.

Terug naar Inhoud

Wijziging Voorraden

Terug naar Inhoud

Corrigeer boekingen van Kas Bank Salarissen

Zoals men ziet biedt JUMBO hier ook de (enige) mogelijkheid om de verschillende genoteerde posten voor de Kas en voor de Bank te inspecteren. Omdat men overwegend belangstelling zal hebben voor het jongste verleden, worden de posten van laatst naar eerst aangeboden.

Er is ook een mogelijkheid een post te vernietigen: daarvoor moet men het bedrag van de post veranderen in 0.0. Niet 0 dus, maar inderdaad nul punt nul. Bij Salarissen kieze men daarvoor de post netto salaris.

Terug naar Inhoud

Nieuw Boekjaar

• kas.bin
• bank.bin
• salaris.bin
• gebruikr.bin

• rename kas.bin kas1997.bin
• rename bank.bin bank1997.bin
• rename salaris.bin sal1997.bin
• rename gebruikr.bin gebr1997.bin

Terug naar Inhoud

Besturingsbestanden

• kodering.oli
• tuning.jum
• style.jum
• geldsort.jum
• btwperc.jum
• password.bin

De hoofdkleur van de grafische schermen onder JUMBO wordt bepaald door de eerste regel van het bestand tuning.jum. Verwisseling van de eerste regel met een van de volgende regels zorgt voor een ander jasje voor JUMBO. Als tuning.jum niet bestaat of inhoudelijk niet in orde is verschijnt JUMBO met rode schermen.

Het bestand style.jum beheerst de wijze waarop de schermen van JUMBO verschijnen. Zie het bestand voor meer informatie.

Het bestand geldsort.jum zorgt voor gebruik van het symbool ''f.'' voor gulden en ''E'' voor euro. Men zie het bestand voor meer inofrmatie.

Het bestand btwperc.jum definiëert de hoogte van het percentage dat voor btw berekend wordt.

De toegang tot JUMBO is gebonden aan een password. Het systeem is slechts te gebruiken door personen die bekend zijn met een van de (drie) passwords die JUMBO kent en die in gecodeerde vorm berusten in een bestand op schijf: password.bin. het is niet mogelijk uit dat bestand de passwords te reconstrueren. Is het bestand afwezig dan is JUMBO niet meer te gebruiken. Ook als de password--houder zijn password vergeten is verliest hij zijn bekwaamheid als drijver. Het password is dus van beslissend belang. Niet vreemd overigens voor iets wat als sleutel fungeert. Een password--houder kan zovaak als wenselijk lijkt van password wisselen. Bij iedere binnenkomst biedt JUMBO daartoe de mogelijkheid.

Terug naar Inhoud

Tot Slot

Laten we beginnen met de ijzeren beperkingen die voor een totale reorganisatie gelden. Een daarvan is de keuze van bepaalde koderingen. (Welke het betreft blijkt uit de aankruising in de bijlage.) De oorzaak is, dat een programma als JUMBO niet gebouwd kan worden zonder enige inhoud. Het moet nu eenmaal spreken over materialen en andere dingen, over entree in het ene of het andere atelier e.d. Dat betekent dat in de kode van het programma verwijzing naar dergelijke zaken, en dus gebruik van een of ander symbool daarvoor, niet kan worden vermeden. Alle kodes die in het programma vastliggen moeten ook in de basisbestanden voorkomen.

Deze beperking werkt natuurlijk door in eisen die gesteld worden aan de inhoud van de twee basisbestanden:

• kodering.oli maximaal 200 items (zie bijlage)
• materies.bin maximaal 200 items

De -bin-bestanden die boven besproken werden kassa.bin, bank.bin, gebruikr.bin en materies.bin kunnen uitsluitend onder JUMBO gelezen worden. Voor het gemak is echter een afzonderlijk programma readbin.exe bijgevoegd, dat de binaire kode vertaalt naar een netjes geformatte asci--file, die direct geprint kan worden. Het commando daarvoor luidt:

• readbin

Alleen het bestand materies.bin kan na zulk een ombouw terugvertaald worden tot een bin--formaat. Dat gebeurt met behulp van het programma writebin.exe, aan te roepen met het commando writebin. Zo kan men, bij een eventueel gewenste blanco start voor een nieuw boekjaar, het bestand voor prijzen e.d. eventueel reorganiseren. JUMBO zelf laat dat niet toe, omdat het de bestanden met financi ë le gegevens onbruikbaar zou maken. Heeft men de ascii--vorm verkregen, dan kan men (onder de teksteditor) regels verwisselen, regels tussen andere toevoegen, regels wissen. Als men de bovenste twee regels die door readbin gegeven worden opruimt, kan het nieuwe aldus verkregen bestand onder de naam bf materies.oli met behulp van writebin weer vertaald worden tot materies.bin. Dan kan JUMBO er weer mee werken. Bedenk evenwel dat onder een gewijzigde vorm van materies.bin de geproduceerde uitvoer structureel afwijkt van die welke onder een vroegere versie werd geproduceerd. De bestanden zijn daardoor onvergelijkbaar geworden. (Vgl. 2.6 hierboven.) De noodzakelijke stelregel moet daarom luiden: verander nimmer het bestand materies.bin op een andere wijze dan onder JUMBO en wees zelfs binnen JUMBO zeer voorzichtig.

Nijmegen, 26 januari 1994.
Nijmegen, 6 december 1997.
Nijmegen, 25 februari 1999.
Ongewijzigd naar HTML 29 november 1999.

2. Voor bepaalde doeleinden werd later, in afwijking van dit beginsel, toch heimelijk een datum toegevoegd voor dag van betaling. Daarvan wordt alleen gebruik gemaakt voor het afdrukken van het mandrapport over de bewegingen op de postbank.
Terug

Terug naar boven

Klik hier voor de Bijlage